Tugas Pengantar Manajemen : Lingkungan dan Budaya Perusahaan di Franchise My Salon

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam suatu perusahaan pasti memiliki beberapa lingkungan dan budaya yang selalu tidak pernah lepas dari aktivitas perusahaan tersebut. Lingkungan yang ada di organisasi tersebut dapat memberikan pengaruh tertentu bagi kegiatan ekonominya. Pada dasarnya, lingkungan itu sendiri meliputi unsur dari luar organisasi (eksternal) dan juga unsur dari dalam organisasi (internal). Selain itu tiap-tiap organisasi juga memiliki budaya kerja yang berbeda yang dapat menentukan ciri khas dari setiap organisasi tersebut. Secara keseluruhan, lingkungan dan budaya kerja memberikan dampak yang terasa bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan.

Untuk mengetahui apa saja yang menjadi lingkungan serta budaya kerja suatu perusahaan dan fungsi-fungsinya, kami mengamati sebuah usaha franchise berskala internasional di bidang salon kecantikan yang bernama My Salon. My Salon merupakan salon kecantikan yang menyediakan pelayanan untuk perawatan dan tata rambut, perawatan kuku, hand massage, reflexy serta make up. Saat ini My Salon telah mendirikan cabang outlet hingga ke luar negeri seperti Singapura dan Kuala Lumpur, tetapi di Indonesia salon ini berpusat di Jakarta (PT Mega Mulia Mandiri). Selain itu, My Salon juga telah tergabung dalam AFI (Asosiasi Franchise Indonesia).

1.2. Tujuan

Dengan melakukan pengamatan terinci terhadap lingkungan dan budaya kerja dari My Salon ini, diharapkan kita dapat mengidentifikasikan apa saja yang menjadi lingkungan bisnis salon tersebut, budaya organisasinya, serta memahami dampak dari lingkungan dan budaya tersebut bagi kelangsungan kinerja perusahaan My Salon.

BAB II

PEMBAHASAN MASALAH

2.1. Konsep Lingkungan Eksternal Perusahaan

Lingkungan eksternal suatu perusahaan mencakup semua aspek yang ada di luar batas perusahaan tersebut. Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai lingkungan eksternal yang ada di perusahaan My Salon, mari kita bahas sejenak mengenai konsep pemahaman dasar tentang lingkungan eksternal dalam organisasi.

Lingkungan eksternal organisasi (external environment) merupakan lingkungan yang mencakup semua elemen yang berada di luar lingkup organisasi dan memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi tersebut. Lingkungan ini terdiri dari dua sub-bagian yaitu lingkungan umum dan lingkungan tugas. Lingkungan umum adalah bagian dari lingkungan eksternal yang memiliki pengaruh terhadap organisasi sepanjang waktu, namun tidak terkait dengan transaksi sehari-hari. Dimensi daripada lingkungan umum ini meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Dimensi internasional
2. Dimensi teknologi
3. Dimensi sosial budaya
4. Dimensi ekonomi
5. Dimensi hukum-politik

Lingkungan tugas adalah bagian dari lingkungan eksternal yang meliputi sektor-sektor hubungan kerja langsung dengan organisasi dan berpengaruh terhadap operasi dasar dan kinerjanya. Hal-hal yang berkaitan dengan lingkungan tugas adalah sebagai berikut:

1. Pelanggan (customer)
2. Pesaing (competitor)
3. Pemasok (supplier)
4. Pasar tenaga kerja (labor market)

2.2. Lingkungan Eksternal Perusahan My Salon

Perusahaan My Salon memiliki beberapa lingkungan eksternal yang memberikan pengaruh baik secara langsung  maupun tidak langsung. Sebagian besar yang memegang peranan dalam aktivitas ekonomi salon ini adalah lingkungan tugasnya yang beragam.

Dari dimensi internasionalnya, seperti yang telah dibahas, perusahaan My Salon merupakan usaha franchise berskala internasional yang bergerak di bidang pelayanan salon kecantikan. Cabang outlet salon ini juga telah tersebar luas hingga ke luar Indonesia seperti Singapura dan Kuala Lumpur. Kemudian untuk di Indonesia sendiri, perusahaan My Salon terpusat di Jakarta yang bernama PT. Mega Mulia Mandiri. Dalam region Jawa Timur, My Salon bertempat di Plasa Surabaya yang membawahi seluruh outlet untuk region Jawa Timur. Karena usahanya yang berbasis franchise ini, My Salon juga ikut tergabung dalam AFI (Asosiasi Franchise Indonesia).

Dari segi teknologi, My Salon mengelola sistem informasinya dengan menggunakan teknologi komputer. Teknologi yang telah terkomputerisasi ini memudahkan My Salon untuk memantau, mengawasi, serta mengendalikan data absensi karyawan, data pelanggan yang datang, data informasi keuangan, dan lain-lain. Selain itu, dalam hal transfer pembayaran gaji, My Salon bekerja sama dengan BCA dan mewajibkan karyawannya untuk memiliki rekening bank BCA agar memudahkan pentransferan.

Dimensi sosial budaya yang ada di sekitar ruang lingkup My Salon cukup beragam. Target pasarnya sendiri adalah untuk semua kalangan, jadi dengan kata lain masyarakat pengguna layanan salon ini meliputi kalangan muda hingga dewasa. My Salon sangat mengutamakan kepentingan pelanggan sehingga berusaha semaksimal mungkin untuk tidak menimbulkan komplain, tetapi My Salon juga melarang masuk tamu yang ingin merokok agar tetap menjaga nilai estetika sehingga masyarakat yang memakai ini adalah tamu kelas menengah ke atas berkarakteristik sopan dan ramah.

Perusahaan My Salon dalam kinerja pelayanannya betul-betul mementingkan kepuasan pelanggan. Seperti yang telah dibahas tadi, market target salon ini meliputi semua kalangan. Hanya satu aturan yang harus dilakukan pelanggan untuk memasuki outlet yaitu dilarang merokok. Lalu, untuk menambah kenyamanan, My Salon selalu menyediakan satu gelas aqua kepada pelanggan dan memperbolehkan mereka untuk memilih siapa yang akan melayani mereka. Uniknya, bila pelanggan menjawab “siapa saja” maka dikategorikan SS, namun bila menunjuk stylist tertentu maka dikategorikan “TAMU”. Setelah itu dalam pembayaran di kasir, pelanggan akan mendapat bonus Rp 100.000 bila kasir tidak memberikan bon (nota).

Tentunya dalam bisnis franchise berbasis salon kecantikan ini, My Salon memiliki beberapa pesaing dalam “pertempuran” bisnis mereka masing-masing. Tidak sedikit kompetitor di Indonesia yang menyaingi My Salon ini namun di antara semua pesaing tersebut yang cukup terkenal adalah salon Johnny Andrean, Rudy Hadisuwarno, Yopie Salon, dan sebagainya. Sebagai diferensiasi, terbukti bahwa ternyata karyawan My Salon mendapat bagi hasil yang lebih tinggi dari kompetitor sejenis lainnya.

Untuk persediaan dan kompensasi bahan baku yang berupa produk-produk jel rambut, foam, shampoo, conditioner, vitamin, hair tonic, make up, dan lain-lain My Salon bekerja sama dengan supplier dari perusahaan ternama seperti Wella, L’oreal, Makarizo, dan NR sehingga dalam seragam karyawannya terdapat logo dari mer-merk tersebut. Untuk peralatan kerja My Salon memiliki fasilitas sebagai berikut:

·         Stylist: seperangkat variasi gunting, clipper, catok Amanda, catok Ion, hair dryer, sisir set, make up palette.

·         CR wanita: hair dryer, catok ion, menipedi set, sisir set, facial set.

·         CR pria: hair dryer, catok ion, sisir set.

Pasar tenaga kerja dari My Salon sendiri meliputi orang-orang yang terlatih, berkemampuan dan ahli di bidang estetika salon sehingga diwajibkan untuk terus menerus meningkatkan kemampuannya secara berkala lewat Training Program oleh beberapa stylist ternama. Pusat dari program pelatihan ini berada di Training Center WTC Mangga Dua Jakarta.

2.3. Konsep Lingkungan Internal Perusahaan

Selain lingkungan eksternal yang memberikan pengaruh kepada kinerja suatu organisasi, masih ada satu lingkungan dari dalam organisasi itu sendiri yang disebut dengan lingkungan internal. Seperti biasa sebelum meninjau lebih lanjut mengenai lingkungan internal yang ada di My Salon, terlebih dahulu mari kita pahami konsep dasar mengenai lingkungan internal.

Pengertian daripada lingkungan internal (internal environment) adalah elemen-elemen yang berada di dalam lingkup suatu organisasi. Lingkungan internal ini bisa terdiri dari karyawan yang masih bekerja, manajemen, dan khususnya budaya perusahaan yang menentukan perilaku karyawan di dalam lingkungan internal serta bagaimana organisasi mampu beradaptasi dengan lingkungan eksternal.

Lingkungan internal tempat manajer bekerja mencakup budaya perusahaan, teknologi produksi, struktur organisasi, dan fasilitas fisik. Dari semua hal ini, budaya perusahaan telah muncul sebagai hal paling penting terhadap keuntungan perusahaan. Budaya internal harus sesuai dengan kebutuhan lingkungan eksternal dan strategi perusahaan. Apabila tercapai kesesuaian, karyawan dengan komitmen tinggi mampu menciptakan organisasi berkinerja tinggi yang sulit untuk dikalahkan. Jadi dengan kata lain, unsur-unsur dalam lingkungan internal meliputi sebagai berikut:

1. Visi organisasi
2. Budaya organisasi
3. Simbol organisasi
4. Struktur organisasi
5. Kegiatan operasional organisasi
6. Aturan-aturan organisasi

2.4. Lingkungan Internal Perusahaan My Salon

Dalam perencanaan setiap kegiatan operasional dari My Salon agar dapat mencapai tujuan, maka My Salon telah merumuskan beberapa visi yang menjadi target jangka panjang bagi salon tersebut. Visi yang dibuat oleh My Salon tersebut tercantum dalam peraturan perusahaan tertulis My Salon pada pasal 1 dan visinya beragam berdasarkan kepada tingkatan tertentu yang bertanggung jawab di salon ini. Isi daripada visi My Salon adalah sebagai berikut:

·         Bagi karyawan: Menjadikan My Salon tempat bekerja yang aman, nyaman dan berkesinambungan dengan sistem bagi hasil yang adil.

·         Bagi Franchisee/Owner: Menjadikan My Salon sebuah sarana investasi yang menguntungkan dan dapat dibanggakan.

·         Bagi Pelanggan: Menjadikan My Salon sebagai pilihan untuk kebutuhan sehari-hari dengan harga terjangkau.

Budaya kerja perusahaan My Salon bisa dikatakan cukup menjunjung tinggi nilai kekeluargaan, kejujuran dan kedisiplinan kerja. Selain itu My Salon sangat antipati terhadap narkoba, prostitusi, pornografi, pencurian dan perjudian. Dalam mempergunakan bahan baku, My Salon tidak pernah menggunakan bahan baku kosmetik palsu. My Salon juga menjunjung tinggi hak setiap karyawannya untuk beribadah menurut agamanya masing-masing. Lalu, satu hal yang paling dilarang keras kepada karyawan adalah menggunakan bahasa salon pada saat business hour.

My Salon memiliki suatu simbol (logo) yang menjadi ciri khas perusahaan mereka. Lambang perusahaan mereka selalu terpampang di setiap cabang outlet dengan tampilan tulisan “MY SALON” hampir di seluruh Indonesia dan memberikan kesan elegan yang tidak kalah menarik dari kompetitor yang lain. Selain logo perusahaan, yang menjadi ciri khas lainnya adalah adanya frase menarik dibalik setiap kasir yang bertuliskan seperti berikut:

·         “ kasir tidak memberi bon? Kami ganti Rp 100.000”

·         “ kasir tidak memberi stamp? Kami ganti Rp 25.000”

Struktur organisasi daripada My Salon yang dipaparkan di sini adalah struktur yang berada pada tiap-tiap cabang outlet. Penanggung jawab atas operasional outlet dan pencapaian target omzet My Salon disebut dengan manajer outlet. Manajer ini mengawasi dan membawahi seorang kasir senior dan seorang kasir junior yang menangani masalah pembayaran dari pelanggan. Selain kasir, manajer outlet juga membawahi beberapa orang stylist, creambath boy/creambath girl yang memberikan pelayanan pada pelanggan, dan bila perlu seorang Office Boy untuk membantu perihal kebersihan salon, karena Cleaning Service seperti Office Boy bersifat optional.

Kegiatan operasional dari My Salon ini yang utama adalah menyediakan pelayanan salon kecantikan untuk tata rambut (styling), perawatan rambut (hair treatment/hair care), perawatan kuku (manicure and pedicure), pijat (hand massage), refleksi, dan make up untuk para pelanggan. Kemudian My Salon juga mengadakan penyediaan bahan baku secara rutin untuk keperluan salon, mengadakan pelatihan serta peningkatan kemampuan para karyawan di Training Centre yang terletak di Jakarta dan Malang. Selain itu, tiga bulan sekali, tim dari kantor pusat akan mengadakan meeting dengan seluruh karyawan dan owner, di cabang masing-masing (Jabotabek), dan enam bulan sekali untuk Luar Jabotabek.

2.5. Budaya Peraturan Perusahaan My Salon

Untuk lebih mempermudah dalam urusan pengendalian baik di bidang operasional maupun di bidang pemberdayaan karyawan, My Salon merumuskan budaya yang mereka terapkan dari keseharian kerja ke dalam peraturan perusahaan. Peraturan ini terdiri dari beberapa pasal yang isinya mengenai pengaturan secara menyeluruh tentang semua aktivitas di My Salon. Dengan adanya peraturan ini, secara tidak langsung budaya kerja khas dari My Salon akan terbentuk. Beberapa  contoh dari seluruh isi peraturan yang mempengaruhi budaya kerja ini adalah sebagai berikut:

1. Karyawan dilarang keras menggunakan bahasa salon di My Salon
2. Kasir WAJIB menanyakan kepada pelanggan: “Mau dengan siapa?”
3. Karyawan dilarang membawa anggota keluarga ke dalam salon, bukan untuk kepentingan salon.
4. Penggunaan fasilitas salon untuk karyawan sendiri (coloring, bonding, dll.) hanya diperkenankan dengan menggunakan bahan baku sisa.
5. Karyawan yang tidak memiliki rekening BCA, dikenakan denda Rp 25.000
6. Karyawan dikenakan denda Rp 25.000 apabila:

·         Tidak pakai seragam dan sepatu

·         Tidak mengenakan ID Card

·         Tidur atau tidur-tiduran di dalam outlet

·         Makan di dalam outlet selama business hour

·         Tamu komplain akan kualitas kerja karyawan dan tercatat resmi namanya

7. Khusus kasir akan dikenakan denda Rp 50.000 apabila:

·         Tidak memberikan stamp

·         Tidak setor uang penjualan lebih dari 3 hari penjualan

·         Menerima tamu yang merokok

·         Menolak tamu padahal masih saat business hour

8. Denda-denda kedisiplinan dipotong langsung dari gaji dan dibayarkan kepada pemilik cabang.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

·         My Salon merupakan usaha franchise berskala internasional di bidang salon kecantikan yang menyediakan pelayanan untuk perawatan dan tata rambut, perawatan kuku, hand massage, reflexy serta make up.

·         Dari segi teknologi, My Salon mengelola sistem informasinya dengan menggunakan teknologi komputer. Teknologi yang telah terkomputerisasi ini memudahkan My Salon untuk memantau, mengawasi, serta mengendalikan data absensi karyawan, data pelanggan yang datang, data informasi keuangan, dan lain-lain

·         Untuk persediaan dan kompensasi bahan baku yang berupa produk-produk jel rambut, foam, shampoo, conditioner, vitamin, hair tonic, make up, dan lain-lain My Salon bekerja sama dengan supplier dari perusahaan ternama seperti Wella, L’oreal, Makarizo, dan NR.

·         Isi daripada visi My Salon adalah sebagai berikut:

• Bagi karyawan: Menjadikan My Salon tempat bekerja yang aman, nyaman dan berkesinambungan dengan sistem bagi hasil yang adil.
• Bagi Franchisee/Owner: Menjadikan My Salon sebuah sarana investasi yang menguntungkan dan dapat dibanggakan.
• Bagi Pelanggan: Menjadikan My Salon sebagai pilihan untuk kebutuhan sehari-hari dengan harga terjangkau.

·         Penanggung jawab atas operasional outlet dan pencapaian target omzet My Salon disebut dengan manajer outlet.

·         Saat ini My Salon telah mendirikan cabang outlet hingga ke luar negeri seperti Singapura dan Kuala Lumpur, tetapi di Indonesia salon ini berpusat di Jakarta (PT Mega Mulia Mandiri).

·         My Salon selalu menyediakan satu gelas aqua kepada pelanggan dan memperbolehkan mereka untuk memilih siapa yang akan melayani mereka.

·         Tiga bulan sekali, tim dari kantor pusat akan mengadakan meeting dengan seluruh karyawan dan owner, di cabang masing-masing (Jabotabek), dan enam bulan sekali untuk Luar Jabotabek.

·         Satu hal yang paling dilarang keras kepada karyawan adalah menggunakan bahasa salon pada saat business hour.

·         Target pasar My Salon sendiri adalah untuk semua kalangan, jadi dengan kata lain masyarakat pengguna layanan salon ini meliputi kalangan muda hingga dewasa. My Salon

Untuk lebih mempermudah dalam urusan pengendalian baik di bidang operasional maupun di bidang pemberdayaan karyawan, My Salon merumuskan budaya yang mereka terapkan dari keseharian kerja ke dalam peraturan perusahaan