Tugas Pengantar Manajemen Analisa SWOT dan Wawancara Dengan Manajer : Supervisor Lembaga Pendidikan Kursus Primagama

BIODATA SINGKAT NARASUMBER

Nama               : Isa Anshori, ST

TTL                 : Surabaya, 1 Agustus 1977

Hobi                : Nonton dan Main Sepakbola, Main Play Station

Alamat                        : Desa Babat, Gempol - Pasuruan.

Istri                  : Mahmudah Yulia

Anak               : Aulia Syahrur Romadhon

Riwayat Pendidikan :

1.      SD Negeri Kalmpis Ngasem VI Surabaya

2.      SMP Negeri 19 Surabaya

3.      SMA Negeri 20 Surabaya

4.      ITS – Teknik Elektro ‘02

Riwayat Pekerjaan : (Semua di Primagama)

1.      Tentor

2.      Tentor Berikat Manajemen

3.      Tentor Tetap

4.      Supervisor Cabang Kutai Surabaya

5.      Koordinator Supervisor 7 Cabang Primagama di Surabaya (Kutai, Margorejo, Deltasari, Tropodo, Trosobo, Kebraon, dan Driyorejo) – Sekarang.

WAWANCARA

Ketika ditemui di kantor cabang Primagama Kutai Surabaya, beliau sedang duduk santai di depan sebuah ruang kelas. Dengan memakai kemeja biru bertuliskan “Primagama, Terdepan dalam Prestasi”, beliau mempersilakan kami duduk dan memulai wawancara. Wawancara dimulai dengan obrolan ringan, yang akhirnya sampaipada pembahasan utama.

1. Tanya              : Sudah berapa lama Bapak menjabat pekerjaan ini ?

Jawab              : Kurang lebih 4 tahun sejak cabang Primagama ini buka.

2. Tanya              : Bagaimana kesan Bapak terhadap pekerjaan ini?

Jawab              : Semua pekerjaan pasti ada suka dukanya. Tetapi kalau dijalankan dengan senang, maka semuanya menjadi lebih mudah.

3.                                                      Tanya  : Menurut pendapat Bapak, apakah yang dimaksud dengan manajer?

Jawab              : Manajer adalah seseorang yang diberi tugas untuk memenej sumberdaya yang dimilikinya, baik berupa SDM maupun sumberdaya lain, untuk mencapai suatu tujuan.

4.                                                      Tanya : Keahlian apa saja yang harus dimiliki oleh orang-orang yang bekerja dengan pekerjaan ini ?

Jawab              : Apa saja. Sebagian besar kemampuan-kemampuan yang berhubungan dengan banyak orang. Misalnya, kemampuan untuk mengerjakan dan menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya dengan hasil optimal dan terbaik. Percuma kalau tugasnya selesai tetapi hasilnya kurang baik atau cenderung buruk. Iya ‘kan??? (Lalu beliau tertawa.)

Ada juga kemampuan untuk mengatur orang-orang dan staf yang ada disini. Pengelolaan pun disesuaikan, setiap organisasi berbeda. Hal itu dicocokkan sesuai kebutuhan organisasi yang dikelola. Apalagi sulit sekali bila kita harus mengatur para tentor. Para tentor bukan orang sembarangan. Mereka adalah orang-orang yang berpendidikan tinggi, disini lengkap ada semua, mulai S1, S2, kepala sekolah, sampai ketua organisasi maupun partai ternama. Maka bila semakin tinggi tingkat pendidikan orang yang diatur, maka semakin sulit teknik kepemimpinan yang dijalankan. Kita pun harus pintar-pintar mengatur strategi apa yang diterapkan antara tentor satu atau staf yang lain karena tiap orang berbeda karakter. Makanya memperlakukan mereka harus super hati-hati.

5.                                                      Tanya : Kewajiban dan tugas apa saja yang Bapak miliki sebagai seorang pimpinan ?

                     Jawab                 : Yang paling utama yaitu menjalankan Primagama untuk mendapatkan profit yang tinggi tanpa mengurangi kualitas pendidikan yang diberikan. Memang target utama adalah peningkatan cash in. Selanjutnya melaksanakan rencana dari rapat cabang maupun proyek-proyek yang telah didesain sebelumnya untuk menarik siswa masuk ke Primagama.

                                                            Secara internal, membawahi beberapa supervisor dan staf dengan mengawasi pekerjaan mereka. Tentu saja bila ada hambatan maka saya akan turut membantu. Selain itu membuat para siswa yang berada di sini betah dan selalu memilih primagama untuk melanjutkan kursusnya di jenjang selanjutnya.

6. Tanya              : Apabila terjadi Penyelewengan oleh para staf ?

Jawab              : Kita memiliki sebuah regulasi dsengan mengeluarkan peringatan (Surat Peringatan-SP) sampai 3 kali. SP1 mungkin hanya peringatan. Atau kalau bisa disisipi punishment. SP2 peringatan berupa punishment lebih berat lagi. Lalu bila keluar SP3, maka biasanya langsung berupa surat pemberhentian kemitraan.

7. Tanya             : Bagaimana cara Bapak untuk memotivasi para staf ?

Jawab              : Disesuaikan. Pertama-tama, kita harus tahu tipe karyawan. Baru nanti kita sesuaikan dengan apa yang dibutuhkan. Sebagai contoh kecil, misalnya kita harus hafal nama mereka satu-persatu. Lalu tiap hari kita mengakrabkan diri dengan sekedar menyapa dan menanyakan kabar tentang anak-istri atau keluarganya. Selanjutnya, dengan keakraban itu, kita dapat memberikan semangat maupun motivasi secara terselubung ataupun langsung dengan lebih mudah. Misalnya dengan pemberian nasehat, pengetahuan, atau bila ada penyelewengan biasa dilakukan dengan punisment.

8. Tanya              : Lalu, bagaimana cara Bapak untuk memotivasi para siswa ?

Jawab              : Hampir sama, mungkin kita harus mengakrabkan diri dengan mereka dengan menghafal nama mereka satu persatu. Lalu kita mengajak mereka untuk melakukan hal yang menarik namun bermanfaat sehingga timbul kesan positif dari mereka pada tempat kursusnya. Apabila rasa betah muncul dari mereka, maka sebagian besar dari mereka bisa dipastikan akan mengambil kursus lanjutan di sini. Atau bila lebih bagusnya, mereka mengajak saudara mereka, teman-teman mereka atau siapapun untuk bergabung disini.

Motivasi yang ditanamkan dengan pemberian materi, atau dengan hal-hal kecil yang memacu semangat mereka. Misalnya dengan menempel poster yang menarik di tempat-tempat strategis. Dengan membaca itu, paling tidak ada rekaman wacana di otak para siswa yang dibawa pulang dan sedikit terbersit dalam pikiran mereka ketika ada di rumah.

9. Tanya              : Apakah jenis franchise Primagama ?

Jawab              : Waralaba merk dagang. Sebenarnya tiap Primagama berbeda karena beda pemilik. Namun apabila dalam satu koordinasi seperi yang ada disini, (dalam tujuh cabang yang dipimpin oleh beliau) mereka dalah satu.

10.                                                  Tanya  : Apa strategi yang diterapkan untuk memberi kesan bahwa tiap Primagama itu sama ?

Jawab              : Kita bisa adakan seminar bersama, atau try out akbar yang dilakukan secara serentak supaya terkesan tidak perbedaaan antar Primagama satu dengan yang lain.

11. Tanya              : Bagaaimana bentuk organisasi yang bapak pimpin ini?

Jawab              : Organisasi ini sebenarnya memiliki bentuk yang standar seperti yang telah saya tunjukkan dalam gambar akan tetapipada realitanya jabatantersebut sedikit berbeda karena posisi yang ada banyak yang dipegang oleh satu orang.

12. Tanya              : Ada pengaruhnya dalam kinerja?

Jawab              : Tentu saja. Dengan keadaan yang demikian bisa dipastikan akan ada alur kerja yang ruwet dan akhirnya campur tangan dari pihak-piak yang tidak berkepentinganbisa membuat kacau.

13. Tanya              : Lalu apa yang diambil sebagai solsi?

Jawab              : Solusinya adalah ada pihak ketiga biasanya dari posisi supervisor dan general manajer.menjadi pihak yang menengarai dan menunjukkan letak kesalahannya.

Masih banyak obrolan dan hasil wawancara yang kami lakukan dengan Pak Isa. Namun tidak semua bisa ditulis dalam sesi wawancara diatas. Beberapa diantaranya kami cantumkan di Analisa SWOT maupun tulisan lainnya.

  

ANALISA SWOT

STRENGHT

• Sistem marketing yang kokoh dan tangguh. Primagama adalah satu-satunya lembaga pendidkan yang berani memasang iklan dan tampil di televisi.
• Sampai saat ini, Primagama merupakan Market Leader lembaga pendidikan di Indonesia.
• Sampai saat ini pula, Primagama merupakan lembaga pendidikan non-sekolah dengan cabang terbanyak di Indonesia.
• Good Will terbaik yang masih terjaga dengan rapi.
• Metode “Smart Solution” yang terbukti paling cocok yang dianggap paling ampuh untuk menyelesaikan berbagai macam soal.
• Koordinasi yang baik antara intern dan antar cabang satu dengan yang lain.
• Perhatian Khusus dan Tunjangan kesejahteraan bagi para tentor yang tertinggi di Indonesia.
• Sistem franchise yang mudah dan memungkinkan pengembangan dan pertambahan cabang yang tinggi.
• Sistem Mixed atara sentralisasi dan desentralisasi komando. Dimana tiap primagama bebas mengembangkan inovasi dan kreativitas yang mereka miliki, namun tetap tunduk terhadap peraturan global dari pusat. Hal ini memungkinkan Primagama tetap terkoordinasi dengan baik namun tetap dapat mengembangkan inovasi yang mereka lakukan.
• Suasana kekeluargaan yang terkondisi terus menerus, sehingga membuat siapapun pasti betah berada di Primagama.
• Tentor terbaik dengan sistem rekrutan yang benar-benar selektif.

  

WEAKNESSES

·         Pemilik utama yang tidak hanya memiliki satu usaha. Dapat dimungkinkan Primagama menjadi terbengkalai.

·         Antara primagama satu dengan yang lain hanya berjarak 4 km yang itu berarti mempersempit lokasi pasar dan memperkecil kemungkinan ketertarikan konsumen pada lokasi tertentu.

·         Masih adanya double jobbing yang akhirnya membuat keputusan manajerial kurang obyektif dan cenderung memihak.

OPPORTUNITY

• Belum ada lembaga pendidikan sekelas Primagama yang mampu tampil di televisi.
• Lembaga pendidikan lain tidak memiliki cabang sebanyak primagama.
• Sistem marketing pesaing yang kurang apabila dibandingkan dengan primagama yang benar-tangguh.
• Pesaing jarang yang memiliki proyek di luar kursus seperti yang dilakukan oleh Primagama, misalnya seminar, motivation training maupun rekreasi bersama ke berbagai tempat.
• Kompetitor yang tidak menyediakan program sebanyak dan selengkap di setiap jenjang kelas.

Threat

• Pembajakan dari pesaing, baik tentor maupun area.
• Menjamurnya berbagai macam lembaga pendidikan sejenis yang bisa mengancam kelangsungan Primagama.
• Kesan individual yang ditimbulkan akibat sistem franchise yang cenderung terlalu bebas.
• Adanya kecenderungan konsumen untuk memilih lokasi Primagama yang diinginkan untuk belajar adalah persaingan internal yang cukup sulit.

DAFTAR PUSTAKA

• http://www.primagama.co.id
• http://www.purdiechandra.com