Resume Pengantar Manajemen Richard L. Daft : Chapter 10 Dasar - Dasar Pengorganisasian

Spesialisasi Kerja

Spesialisasi Kerja adalah tingkatan dimana tugas organisasi dibagi-bagi ke dalam pekerjaan yang berbeda.

Rantai Komando

            Garis wewenang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam organisasi dan menunjukkan kepada siapa seseorang harus bertanggung jawab.

Hal ini dikaitkan dengan dua prinsip dasar :

û  Kesatuan Perintah – berarti bahwa tiap karyawan bertanggung jawab hanya kepada satu supervisor.

û  Prinsip Skalar – merujuk pada garis wewenang yang terdefinisikan dengan jelas, termasuk seluruh karyawan.

Wewenang, Tanggung Jawab dan Delegasi

Wewenang adalah hal yang formal dan sah dari seorang manajer untuk mengambil keputusan, mengeluarkan perintah, dan mengalokasikan sumber daya agar tercapai hasil yang diharapkan organisasi.

            Dibagi dalam tiga kategori :

1.      Wewenang berada pada posisi organisasi, bukan kepada orang.

2.      Wewenang diterima oleh bawahan.

3.      Wewenang mengalir ke bawah pada hierarki vertikal.

Departemen Lini	Departemen Staf
Melakukan tugas yang yang menggambarkan tujuan utama dan misi organisasi.	Meliputi semua yang menyediakan keahlian yang mendukung depertemen lini.
Wewenang Lini	Wewenang Staf
Bentuk wewenang di mana tiap orang di posisi manajemen memiliki wewenang formal untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung,	Bentuk wewenang yang diberikan pada spesialis staf di bidang keahlian mereka.

Tanggung Jawab adalah kewajiban seorang karyawan untuk melakukan tugas atau aktivitas yang diberikan kepadanya.

Akuntabilitas adalah kenyataan bahwa setiap orang yang memiliki wewenang dan tanggung jawab harus melakukan pelaporan dan penjelasan mengenai tugas yang diberikan kepada atasan mereka di rantai komando.

Delegasi adalah proses yang digunakan manajer untuk memindahkan wewenang dan tanggung jawab ke posisi hierarki di bawah mereka.

Rentang Manajemen

Rentang Manajemen adalah Jumlah karyawan yang bertanggung jawab kepada seorang supervisor. Disebut juga rentang pengawasan. Pandangan tradisional dari desain organisasi merekomendasikan rentang manajemen, sekitar tujuh orang untuk tiap manajer.

Faktor-Faktor berikut dihubungkan dengan keterlibatan yang lebih kecil dari supervisor hingga memperbesar rentang pengawasan :

1. Pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan stabil dan rutin
2. Bawahan melakukan tugas yang hampir sama
3. Bawahan terkonsentrasi di suatu lokasi
4. Bawahan sangat terlatih dan tidak membutuhkan banyak arahan dalam melakukan tugas
5. Peraturan dan prosedur dalam mendefinisikan tugas tersedia
6. Sistem pendukung dan SDM tersedia bagi manajer
7. Sedikit waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan tanpa pengawasan seperti koordinasi dengan depertemen lain atau perencanaan.
8. Selera pribadi dan gaya manajer menyukai rentang yang lebih besar.

Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi dan desentralisasi menggambarkan tingkat hierarki dimana keputusan diambil, namun tidak berarti bahwa tiap organisasi harus mendesentralisasikan semua kepengurusannya..

Sentralisasi	Desentralisasi
Lokasi wewenang keputusan terletak di dekat tingkat atas organisasi.	Lokasi wewenang keputusan terletrak di dekat tingkat yang lebih bawah dalam organisasi.

Faktor-Faktor yang mempengaruhi Sentralisasi dan Desentralisasi :

1.      Tantangan dan ketidakpastian yang lebih besar di lingkungan biasanya dihubungkan dengan desentralisasi.

2.      Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan.

3.      Di saat krisis atau resiko kegagalan perusahaan wewenang dapat disentralisasikan pada tingkat atas.

Formaliasasi adalah dokumentasi tertulis yang digunakan untuk mengarahkan dan mengontrol karyawan.

Departementalisasi adalah basis pengelompokan posisi ke dalam departemen dan departemen ke dalam organisasi secara total. Ada 6 pendekatan ;

°  Pendekatan Fungsional

Karyawan dikelompokkan bersama di departemen menurut keahlian dan pekerjaan yang sama.

Struktur Fungsional adalah pengelompokan posisi ke dalam departemen berdasarkan kemampuan, keahlian, dan kegunaan sumber daya.

Keunggulan	Kelemahan
ï  Penggunaan yang efisien atas sumber daya, skala ekonomi ï  Spesialisasikeahlian dan pengembangan yang mendalam ï  Kemajuan karier diantara departemen fungsional ï  Arahan dan pengawasan manajer tingkat atas ï  Koordinasi yang sangat baik diantara fungsi ï  Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi	ï  Komunikasi yang buruk antara departemen fungsional ï  Respons yang lambat terhadap perubahan eksternal, lambat berinovasi ï  Keputusan terkonsentrasi pada hierarki di tingkat atas menyebabkan penundaan ï  Tanggung jawab masalah sulit untuk ditetapkan ï  Keterbatasan pandangan terhadap tujuan organisasi oleh karyawan ï  Pelatihan manajemen umum yang terbatas untuk karyawan

°  Pendekatan Divisional

Departemen dikelompokkan menjadi divisi yang berbeda dan tersendiri berdasarkan produk, program dan daerah geografis yang sama.

Struktur Divisional adalah struktur organisasi dimana departemen dikelompokkan berdasarkan hasil akhir organisasi yang sama.

Keunggulan	Kelemahan
ï  Respons dan fleksibilitas cepat dan tanggap di lingkungan yang tidak stabil ï  Memperbesar perhatian pada kebutuhan pelanggan ï  Koordinasi yang sangat baik diantara departemen fungsional ï  Penugasan tanggung jawab yang mudah untuk tiap permasalahan produk ï  Penekanan pada produk dan tugas divisi keseluruhan ï  Pengembangan keahlian manajemen umum	ï  Penggandaan sumber daya antar divisi ï  Kedalaman teknis dan spesialisasi yang kurang mendalam pada divisi ï  Koordinasi yang kurang baik antar divisi ï  Pengawasan manajemen tingkat atas yang berkurang ï  Bersaing untuk sumber daya perusahaan

°  Pendekatan Matriks

Rantai komando dan divisional saling menlengkapi satu sama lain.

Karyawan dua-atasan adalah karyawan yang bertanggung jawab pada dua orang supervisor secara simultan.

Atasan matriks adalah tasana produk atau fungsional yang bertanggung jawab atas salah satu sisi matriks.

Keunggulan	Kelemahan
ï  Penggunaan dua sumber daya yang lebih efisien dibandingkan dengan hierarki tunggal ï  Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan lingkungan ï  Pengembangan keahlian manajemen umum dan khusus ï  Kerjasama antardisiplin, keahlian tersedia bagi semua divisi ï  Memperluas tugas bagi karyawan	ï  Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda ï  Konflik yang tinggi antara dua sisi matriks ï  Banyak pertemuan dan diskusi daripada tindakan ï  Pelatihan hubungan antar manusia dibutuhkan ï  Dominasi kekuatan salah satu matriks

°  Pendekatan Berdasarkan Tim

Organisasi membentuk sebuah tim untuk menjalankan tugas tertentu.

Tim Permanen adalah sekelompo partisipan dari sejumlah fungsi secara permanen ditugaskan untuk permasalahan yang terus berlangsung dari kepentingan yang sama.

Keunggulan	Kelemahan
ï  Beberapa kelebihan struktur fungsional ï  Mengurangi hambatan antardepartemen, meningkatkan kompromi ï  Waktu respon lebih sedikit, keputusan lebih cepat ï  Moral yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan ï  Mengurangi biaya overhead administratif	ï  Kesetiaan ganda dan konflik ï  Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk pertemuan ï  Desentralisasi yang tidak terencana

°  Pendekatan Jaringan

Organisasi menjadi berukuran kecil dihubungkan secara elektronik melalui satu saluran dengan organisasi lain yang menjalankan fungsi penting.

Keunggulan	Kelemahan
ï  Daya saing global ï  Fleksibilitas/tantangan pekerja ï  Mengurangi biaya overhead administrasi	ï  Tidak ada pengawasan langsung ï  Dapat kehilangan bagian organisasi ï  Melemahnya kesetiaan karyawan

°  Pendekatan Virtual

Membantu orang bersama temporarity to exploit opportunities then disbands.