Pengantar Manajemen : 6 LANGKAH PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJERIAL

1.      PENGAKUAN TERHADAP PERSYARATAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Ketua program studi Manajemen Universitas Airlangga Surabaya menemukan adanya penurunan jumlah kehadiran mahasiswa pada saat perkuliahan pada beberapa semester terakhir. Dari data yang ditemukan berupa absensi kahadiran mahasiswa, terdapat peningkatan jumlah ketidakhadiran yang cukup signifikan yaitu lebih dari 75% atau dengan kata lain tingkat kehadiran mahasiswa kurang dari 75%. Hal ini sangat mengejutkan, tidak hanya bagi para dosen yang bertatap muka langsung dengan para mahasiswanya  namun juga bagi ketua progam studi Manajemen.

  Munculnya masalah ini mengakibatkan tidak tercapainya sasaran/tujuan program studi Manajemen untuk mencetak lulusan-lulusan sarjana Ekonomi yang disiplin.

Munculnya fakta ini tentu berkibat buruk baik itu bagi para mahasiswa maupun juga dosen dan program studi Manajemen sendiri. Mahasiswa menjadi kehilangan kesempatan untuk mendapatkan materi perkuliahan dan hal berakibat pada kesempatan mereka untuk mengikuti UTS maupun UAS. Walaupun telah ada toleransi ketidakhadiran sebanyak sebanyak 25% atau sebanyak 2 kali pertemuan dalam 7 kali pertemuan, bagi mahasiswa yang jumlah ketidakhadirannya melebihi ketentuan tersebut mereka akan mendapatkan tilang dari bagian akademik yaitu dengan tidak diperbolehkannya mahasiswa untuk mengikuti ujian. Memang ketidakhadiran mahasiswa yang berakibat pada tidak diperbolehkannya mengikuti ujian, bias dikatakan merupakan kesalahan dari mahasiswa itu sendiri. Namun sebagai pihak program studi Manajemen tidak bias menutup mata bahwa ada hal lain yang kemungkinan bias menyebabkan penurunan tingkat ketidakhadiran mahasiswa dalam perkuliahan.

 Masalah ini juga berakibat tidak baik bagi para dosen. Artinya kepercayaan civitas akademik akan menurun kualitas para dosen. Mungkin saja penurunan tingkat kehadiran para mahasiswa dalam perkuliahan dikarenakan oleh kurang kompetennya para dosen yang membuat mahasiswa jadi tidak termotivasi. Hal ini juga berdampak pada kami, pihak program studi manajemen. Kepercayaan civitas akademik akan menurun terhadap kinerja ketua program studi manajemen. Akhirnya kualifikasi dan kualitas para mahasiswa manajemen saat lulus nanti akan diragukan oleh masyarakat. Sehingga image baik pada program studi manajemen akan menjadi buruk.

Adanya penemuan masalah ini, tentunya membuat kami pihak program studi manajemen melakukan evaluasi dan penelitian untuk mengetahui penyebab timbulnya masalah tersebut dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasinya.

2.      DIAGNOSIS DAN ANALISIS PENYEBAB

Munculnya suatu permasalahan pasti memiliki penyebab yang mendasari munculnya masalah tersebut. Untuk mengetahui penyebab terjadinya masalah penurunan tingkat kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan, kami mencoba menganalisis beberapa kemungkinan yang mendasari munculnya masalah ini.

Beberapa diagnosis dan analisis kami tentang penyebab penurunan tingkat kehadiran mahasiswa adalah :

a.       Adanya ketidakpuasan mahasiswa terhadap penyajian kuliah yang diberikan oleh dosen yang pada akhirnya membuat mahasiswa merasa tidak nyaman. Setiap dosen mempunyai cara pemberian kuliah yang berbeda-beda. Ada dosen yang memberikan kenyamanan dalam perkuliahan sehingga ilmu yang ditransfer bias lebih cepat sampai. Namun ada juga dosen yang memberikan rasa ketidaknyamanan dalam perkuliahan.

b.      Kurangnya motivasi yang dimiliki mahasiswa. Mahasiswa tidak mempunyai motivasi yang kuat dalam menghadapi kuliah. Hal tersebut bisa disebabkan oleh banyak hal, yaitu :

Ø  Mahasiswa menjalani perkuliahan tidak sesuai dengan hati nuraninya/keinginannya. Maksudnya program studi manajemen bukanlah prioritas pilihannya sehingga mahasiswa menjalankannya tidak dengan sepenuh hati.

Ø  Mahasiswa tidak bersungguh-sungguh dalam perkuliahan dikarenakan sifat mahasiswa tersebut yang hanya ingin bersenang-senang dan tidak terlalu memikirkan tentang kuliahnya. Biasanya hal ini terjadi pada mahasiswa hedonis.

Ø  Mahasiswa menganggap perkuliahan yang seharusnya dia ikuti tidak penting. Hal ini bisa disebabkan dari lingkungan perkuliahan. Misalkan dari teman-teman sesama mahasiswa yang kurang mendukung terciptanya suasana kuliah yang kondusif. Misalnya ketika dosen memberikan kuliah atau materi, terdengar suara gaduh dari teman sebelahnya yang berbincang-bincang sehingga secara tidak langsung dapat memecah konsentrasi. Atau bahkan dapat terjadi karena sikap dosen yang membuat mahasiswa kurang termotivasi untuk terus mengikuti perkuliahan. Misalkan dosen acuh tak acuh apabila ada mahasiswanya yang kurang mengerti atau dosen tidak memberikan kesempatan kepada mahasiswa yang ingin bertanya. Bahkan ada dosen yang menggunakan system pengajaran secara Textbook tanpa ada pengembangan materi.

3. Mahasiswa memiliki kegiatan lain di luar jadwal kuliah. Misalnya mahasiswa mengikuti dua perkuliahan di tempat yang berbeda (Misalkan kuliah S-1 di UNAIR dan D-4 di Poltek ITS) yang memiliki jadwal yang bersamaan. Atau mahasiswa tergabung dalam ORMAWA yang memiliki banyak kegiatan sehingga cukup menyita waktu kuliahnya. Bahkan ada juga mahasiswa yang sudah bekerja sehingga waktunya terbagi dua antara kuliah dan bekerja. Mahasiswa mengorbankan jadwal kuliahnya pada saat-saat tertentu untuk mengikuti kegiatan lainnya tersebut di luar jam kuliah. Dimana mereka memiliki suatu tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut sebagai konsekuensi yang harus dijalankan.
4. Mahasiswa menganggap enteng mata kuliah tertentu sehingga tidak terlalu mempedulikan pentingnya kehadiran mahasiswa pada saat perkuliahan.
5. Ada mahasiswa yang memiliki jadwal kuliah yang kres dengan mata kuliah yang lain akibat salah pengisian KRS.
6. Sikap dosen yang tidak memperbolehkan mahasiswa yang terlambat untuk mengikuti perkuliahan.

3.      PENGEMBANGAN ALTERNATIF

Pada saat masalah atau kesempatan telah dapat dikenali dan dianalisis, pembuat keputusan mulai mempertimbangkan untuk melakukan tindakan yang diperlukan. Langkah berikutnya adalah menghasilkan alternative solusi yang mungkin dapat menanggapi kebutuhan situasi dan memperbaiki sebab-sebab yang mendasari.

Beberapa alternatif solusi yang dikemukakan Ketua program studi manajemen adalah :

1)      Merekstrukturisasi ulang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan baik itu oleh pihak fakultas maupun pihak program studi manajemen mengenai sistem pengaturan kehadiran mahasiswa yang terkesan berbelit-belit. Peraturan-peraturan yang dianggap kurang efektif harus dapat diubah sehingga bilamana terjadi suatu kesalahan dalam sistem.

2)      Memberikan layanan konsultasi kepada mahasiswa agar dapat mengetahui lebih dalam apa yang sebenarnya membuat motivasi mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan menjadi turun.

3)      Meningkatkan kualitas para dosen dalam mengendalikan dan membaca situasi dari para mahasiswanya didalam ruangan sehingga mahasiswa dapat merasa nyaman dalam belajar dan dapat berkonsentrasi. Dalam hal ini kesan yang ditimbulkan bukan dosen yang mengikuti mahasiswa melainkan adanya hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak yang saling mendukung kondisi yang meyakinkan.

4)      Pengadaan evaluasi bulanan yang notabene hukumnya wajib bagi kedua belah pihak (Mahasiswa dengan Pembimbing/dosen wali) disana mereka saling mengevaluasi kinerja masing-masing selama jangka waktu tersebut. Segala permasalahan akademis dapat dibahas dan bila dimungkinkan dalam kesempatan tersebut pembimbing dapat mengundang secara langsung dosen-dosen yang mengajar.

5)      Peningkatan teknologi absensi untuk mencegah mahasiswa yang menitip absen. Contoh dari peningkatan teknologi ini adalah perubahan sistem absen dari sistem absen mandiri (mahasiswa menandatangani sendiri) menjadi sistem absen yang menggunakan sidik jari.

6)      Perbaikan sistem pengisian KRS yang selama ini membuat banyak mahasiswa yang kehabisan kelas. Hal ini disebabkan karena mahasiswa angkatan atas yang mengulang banyak yang tidak mau mengambil kelas yang telah ditentukan melainkan mengambil bagian kelas yang diperuntukkan bagi mahasiswa angkatan sebelumnya yang seharusnya dapat mengambil kelas tersebut, dalam hal ini terjadi persaingan yang secara tidak langsung dan tidak tampak mengenai jadwal ruangan yang dibutuhkan.

4.      PEMILIHAN ALTERNATIF YANG DIINGINKAN

Setelah alternatif yang diinginkan dikembangkan, salah satu diantaranya harus dipilih. Pilihan keputusan adalah seleksi atas sejumlah alternative arah tindakan yang menjadikan. Alternative terbaik adalah solusi yang paling sesuai dengan keseluruhan tujuan dan nilai organisasi dan mencapai hasil yang diinginkan dengan menggunakan sumberdaya seminimal mungkin.

Dari beberapa alternative yang sudah dikembangkan, Program studi Manajemen memutuskan untuk memilih alternatif :

Meningkatkan kualitas para dosen dalam mengendalikan dan membaca situasi dari para mahasiswanya didalam ruangan sehingga mahasiswa dapat merasa nyaman dalam belajar dan dapat berkonsentrasi.

Dalam kondisi ketidakpastian ini, kita harus memilih kualitas seperti apa yang disyaratkan untuk dapat mengendalikan suasana perkuliahan yang nyaman. Kualitas-kualitas tersebut dapat mulai diamati ketika awal jam perkuliahan, ketika sebagian besar mahasiswa masih merasa segar dan siap untuk menerima materi perkuliahan tetapi malas untuk mendengarkan dosen. Dalam hal ini seorang dosen harus mampu menciptakan suatu kondisi yang nyaman sehingga dapat meningkatkan semangat mahasiswa dalam memperoleh materi. Namun hal ini juga harus diimbangi dengan kemauan dari mahasiswa itu sendiri. Suatu proses tidak akan mencapai tujuan jika tidak ada kerja sama dari kedua belah pihak. Artinya baik dari pihak dosen maupun mahasiswa harus saling bekerja sama untuk menciptakan kondisi perkuliahan yang nyaman dan berguna bagi kedua belah pihak.

Teknik penyampaian yang menarik dan kemampuan berkomunikasi yang baik oleh dosen adalah strategi yang tepat untuk dijalankan dalam permasalahan ini. Dengan kedua strategi tersebut dapat menarik minat mahasiswa untuk memperhatikan dosen sehinggga mahasiswapun akan bersemangat untuk menghadiri perkuliahan. Hal ini sekali lagi harus didukung oleh mahasiswa, maksudnya mahasiswa juga harus bersungguh-sungguh dalam mengikuti perkuliahan.

Dari alternative yang dikemukakan oleh pihak program studi manajemen ini diharapkan dapat menyelesaikan masalah ini, sehingga dapat meningkatkan prosentase tingkat kehadiran mahasiswa.

5.      IMPLEMENTASI ALTERNATIF YANG DIPILIH

Termasuk dalam tahap implementasi adalah penggunaan kemampuan manajerial, administrative dan persuasive untuk meyakinkan alternative yang dipilih dapat dikerjakan.

Sebagai Ketua program studi manajemen, kami harus mampu mengingatkan kepada tim dosen manajemen untuk senantiasa menciptakan lingkungan dan kondisi perkuliahan yang nyaman dan dapat meningkatkan semangat belajar mahasiswa. Pihak program studi manajemen juga harus mengingatkan kepada dosen untuk tidak membawa masalah pribadinya ke dalam perkuliahan sehingga tidak mengganggu kenyamanan mahasiswa dalam menerima perkuliahan.

Pihak program studi manajemen juga harus melakukan sanksi administrative kepada mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat jera dan memiliki kesadaran untuk lebih memperhatikan perkuliahannya. Jika mahasiswa mendapatkan sanksi administrative maka mereka tidak dapat mengikuti  ujian. Hal itu sangat merugikan bagi mahasiswa karena dapat memperlambat masa studinya.

Pendekatan persuasive juga harus dilakukan baik kepada mahasiswa maupun juga kepada para dosen. Pendekatan persuasive yang dapat dilakukan kepada para mahasiswa contohnya adalah memberikan bimbingan konsultasi kepada mahasiswa bagi mahasiswa yang memiliki masalah dalam kuliahnya. Kemudian dengan meningkatkan motivasi mahasiswa untuk segera menyelesaikan masa studinya. Pendekatan persuasive yang dapat diberikan kepada para dosen adalah meningkatkan motivasi para dosen dalam memberikan perkuliahan dan melatih para dosen mengenai teknik-teknik mengajar yang baik dan menarik, meskipun berbagai hambatan dapat timbul karena ketidaksesuaian sistem baru yang digunakan tersebut dengan watak dan phsykis tiap-tiap dosen. Hal ini dapat dinetralisir dengan menggunakan sistem manajemen stress yang baik untuk mengurangi tingkat kejenuhan dosen.

6.      EVALUASI DAN UMPAN BALIK

Dalam tahap evaluasi pada proses keputusan, pembuat keputusan mengumpulkan informasi yang dapat memberitahukan mereka seberapa baik implementasi strategi dan apakah hal tersebut dapat digunakan secara efektif untuk mencapai sasaran. Pada evaluasi yang dilakukan oleh pihak program studi manajemen, ternyata strategi yang dilakukan berhasil. Hal ini terbukti dengan meningkatnya prosentase tingkat kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan. Dengan terciptanya suasana perkuliahan yang nyaman dan kondusif maka dapat meningkatkan motivasi mahasiswa untuk mengikuti perkuliahan. Disisi lain pihak program studi manajemen dapat menigkatkan profesionalisme kinerja mereka dan menambah soft skill mereka sehingga dapat terjalin suatu korelasi yang sinergis dalam hal pengajaran mata kuliah.

Umpan balik dapat kita berikan kepada mereka melalui angket-angket atau kuisioner mengenai hal-hal apa saja yang dapat mereka tangkap dari sistem baru yang diperkenalkan dan diberikan kepada mereka, meskipun telah diberikan pelatihan mereka dapat pula memberikan saran serta kritik yang mungkin dapat digunakan dalam menggunakan sistem pembelajaran yang sesuai.